西财大建发〔2019〕2号

关于印发《西安财经大学基本建设文档、技术资料管理办法》的通知

校属各部门：

《西安财经大学基本建设文档、技术资料管理办法》，经2019年12月5日校长办公会审定通过，现予以印发，请遵照执行。

                       西安财经大学

                                                    2019年12月8日

西安财经大学基本建设文档、技术资料管理办法

第一章  总则

第一条 为加强和规范西安财经大学基本建设工程档案管理，提高建设工程项目管理水平，充分发挥基建档案在学校规划建设及后期管理服务中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《中华人民共和国国家标准GB/T50328-2014建设工程文件归档规范》及西安财经大学档案管理办法，结合我校实际情况制定本办法。

第二章  基建资料归档范围

第二条 基建档案是指建设工程从筹备到项目竣工全过程中，按规划建设程序完成的各项工作，期间所形成的有保存价值的文件、图纸、合同、协议、纪要、报告、表格、影像等文字类或电子类的各种载体资料。

第三条 本办法所指的建设工程，是指基本建设处负责的校内新建、改建、扩建、修缮工程项目。

第四条 基建资料归档范围

（一）学校上报、下发（转发）的各类文件；各级政府业务管理部门下发的文件、批复；学校领导批复的请示报告；相关会议纪要等；

（二）基建项目的申请、立项批复、项目任务书、可行性研究报告、环境评估报告、许可证等文件；

（三）设计委托书、施工图、设计计算书、审图文件、勘查、沉降量观测及测量成果、防雷检测报告、环境检测报告等资料；

（四）招标文件、投标文件、招标汇总资料、工程施工合同、监理合同、设备采购合同、技术服务合同、工程概（预）算、施工组织设计、开工报告及审批资料；

（五）施工过程中的通知、变更、签证、工作联系单、材料认质认价审批资料；

（六）竣工验收文件、资产移交文件及工程审计报告书等资料。

第五条 监理单位在施工过程中对项目投资、工期、质量、安全、监督、控制等具体管理所产生的相关资料；第三方审计机构在监督审计过程中形成的相关资料；质量监督部门在监督施工过程中形成的相关资料等。

第六条 基建项目的档案资料工作要与项目建设进度同步，归档的基建文件材料可以反映项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。基建处综合管理科、工程管理科指定专人负责收集整理上述资料。

第三章  基建档案归档、使用办法

第七条 基建处档案管理人员按照国家建设工程文件归档规范、学校档案立卷保管的具体规定，从项目申请立项时开始文件材料的积累、整理、审查，及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档。基建项目竣工验收交付使用、决算审计后，完成文件材料的归档和验收工作，及时移交校档案馆、城建档案馆。

第八条 基建处各科室经办人在经办业务过程中，必须主动将本科室形成的基建档案资料原件（纸质版、电子版）交综合管理科保存，由综合管理科统一整理归档。凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。具有法律依据的合同、凭证、文件等，签字和印鉴必须齐全。

第九条 项目建设过程中，监理单位、工程承包单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件资料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。项目竣工后经监理单位、基建处审查合格后，由总包单位向学校档案馆（城建档案馆）提交完整准确的项目档案资料，并办理移交手续。  

第十条 基建处相关工作人员要严格遵守保密制度及借阅规定，确保基建处留存的工程资料安全。

第十一条 校内外有关部门及基建处有关科室因工作需要需查阅已归档的基建工程资料，应前往学校档案馆依照有关规定查阅。

第十二条 校内外有关部门及基建处有关科室因工作需要需查阅基建处自存及尚未提交档案馆的工程资料时，经基建处领导批准后方可查阅，一般不外借；特殊情况要携带资料借出查阅，应向档案管理人员办理借阅手续。

第十三条 基建处负责档案管理的工作人员要做好各类文件、技术资料的防火、防盗、防霉变等安全管理工作，以及基建处档案室的卫生保洁工作，确保良好的档案管理环境。

第三章  附则

第十四条  本办法由基建处负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起施行。